Data klien dan kandidat hanya milik perusahaan Anda. Berikut cara sistem menanganinya.
Satu database terpisah untuk setiap perusahaan
Setiap perusahaan pelanggan punya database sendiri yang terpisah sepenuhnya dari data perusahaan lain. Akun dari perusahaan lain tidak bisa melihat data Anda sama sekali, dan Anda juga tidak bisa melihat data mereka.
Penyimpanan file privat
CV, kontrak, dan lampiran lainnya disimpan di penyimpanan privat, bukan tautan publik. File hanya bisa dibuka atau diunduh oleh orang yang sudah login dan punya hak untuk melihat kandidat tersebut.
Di dalam perusahaan pun akses dibagi sesuai hak: rekruter hanya melihat kandidat dan CV miliknya sendiri, dan bagian keuangan tidak bisa melihat kandidat. Lihat Anggota, Peran, dan Hak Akses.
Sandi email disimpan terenkripsi
Yang disimpan sistem adalah sandi yang Anda isi saat menghubungkan email: untuk Gmail, sandi aplikasi, bukan kata sandi login Google; untuk email perusahaan, sandi email atau sandi khusus klien. Semuanya disimpan dalam bentuk terenkripsi.
Jika tersedia sandi khusus klien, sebaiknya pakai itu, bukan sandi login: kapan saja Anda bisa menghapusnya di pengaturan email (untuk Gmail, hapus sandi aplikasi di akun Google), dan sistem tidak akan bisa membaca email itu lagi, sementara sandi login Anda sendiri tidak terpengaruh. Lihat Cara Menyiapkan Gmail untuk Rekrutmen dan Menerima CV dengan Alibaba Mail, Tencent Exmail, dan email lainnya.
Watermark layar
Setiap halaman di aplikasi (termasuk detail kandidat dan pop-up) diberi teks miring tipis: nama perusahaan Anda ditambah email orang yang sedang login. Jika seseorang membagikan tangkapan layar atau foto layar, terlihat dari akun siapa asalnya. Watermark tidak mengganggu klik atau mengetik.
Watermark aktif secara bawaan, dengan pengaturan tipis dan jarang agar tidak mengganggu. Administrator dapat mematikannya, atau mengubah ketebalan (tipis / sedang / tebal) dan kerapatan (jarang / sedang / rapat), di Pengaturan → Hak akses → Watermark layar; perubahan berlaku untuk semua orang di perusahaan Anda.
Watermark hanya ada di layar: CV dan surat rekomendasi yang diekspor (PDF / Word), hasil cetak, dan file CV asli kandidat tidak diberi watermark.
Cara tim dukungan kami mengakses
Saat menangani masalah, tim dukungan teknis kami mungkin perlu masuk ke sistem Anda untuk melihat. Akses ini dibatasi sebagai berikut:
- Hanya-baca: hanya bisa melihat, tidak bisa menambah, mengubah, atau menghapus data apa pun.
- Wajib mencantumkan alasan: setiap kali masuk, alasan akses harus diisi.
- Ada batas waktu: setiap akses otomatis berakhir setelah 30 menit.
- Tercatat: setiap akses (siapa, kapan, dengan alasan apa) dicatat di log platform kami, dan juga di log aktivitas database perusahaan Anda sendiri.
Bagaimana AI memakai isi CV
Untuk mem-parsing CV, memecah persyaratan posisi, memberi skor, mencari, dan membuat laporan rekomendasi, sistem mengirim konten terkait ke penyedia model AI yang kami pakai untuk diproses. Hasilnya disimpan kembali ke database Anda.
- Saat parsing, yang dikirim adalah teks atau gambar CV; saat memberi skor, yang dikirim adalah profil kandidat yang sudah disusun dan persyaratan posisi.
- Setiap panggilan AI dicatat: apa yang dipanggil, berapa token yang dipakai, dan berhasil atau tidak. Riwayat parsing untuk satu CV bisa dilihat di halaman "Parsing CV": buka detail CV, lalu lihat "Riwayat parsing". Pemakaian AI bulan ini bisa dilihat di "Pengaturan" → "Parsing otomatis & biaya".
- AI tidak menambah atau mengurangi skor kandidat karena faktor yang tidak terkait pekerjaan, seperti nama, jenis kelamin, usia, daerah asal, atau agama.
Persetujuan kandidat
Saat melamar lewat tautan lamaran, kandidat wajib mencentang persetujuan bahwa perusahaan Anda boleh mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data pribadi dan CV-nya untuk keperluan rekrutmen, serta memberikannya ke pihak yang merekrut bila perlu. Tanpa centang ini, lamaran tidak bisa dikirim. Kandidat bisa menghubungi Anda untuk meminta melihat, memperbaiki, atau menghapus datanya.
CV yang diterima lewat email atau secara offline tidak melalui langkah persetujuan ini. Tangani data tersebut sesuai kebijakan privasi perusahaan Anda dan peraturan setempat.