Jika yang dihubungkan adalah Gmail yang juga dipakai HR sehari-hari, kotak masuknya pasti berisi banyak email pribadi dan email kerja lain. Dalam kasus ini, sebaiknya sistem hanya menarik satu label khusus: Gmail lebih dulu memakai filter untuk memasukkan email lamaran ke label ini secara otomatis, dan sistem hanya membaca label tersebut. Email lain tidak akan masuk ke sistem dan tidak memakai kuota CV.
1. Buat label di Gmail
Di Gmail versi web, pada kolom kiri klik "Buat label baru" (Create new label), lalu beri nama, misalnya "CV". Nama berbahasa Mandarin juga boleh.
2. Buat filter untuk memberi label otomatis
- Klik ikon "Tampilkan opsi penelusuran" (Show search options) di sebelah kanan kotak pencarian di bagian atas Gmail.
- Isi kriteria sesuai ciri email lamaran yang Anda terima. Misalnya, isi "Subjek" dengan
Lamaran OR CV OR Application OR Resume(ORharus huruf besar), atau isi "Kepada" dengan alamat lamaran Anda, misalnyajobs+cl@gmail.com. Anda juga bisa mencentang "Memiliki lampiran". - Klik "Buat filter".
- Centang "Terapkan label", lalu pilih label "CV" yang tadi dibuat.
- Jika email lamaran yang sudah ada di kotak masuk juga ingin dimasukkan, centang juga "Terapkan juga filter ke percakapan yang cocok" (Also apply filter to matching conversations).
- Klik "Buat filter" lagi untuk menyimpan.
Sebelum membuat filter, Anda bisa klik "Telusuri" di opsi penelusuran untuk melihat email mana saja yang cocok dengan kriteria itu, dan memastikan tidak ada email pribadi yang ikut.
Kriteria filter yang terlalu sempit bisa membuat CV terlewat, sedangkan yang terlalu luas bisa membuat email tidak terkait ikut masuk ke sistem. Di awal, buat sedikit lebih luas, lalu setelah beberapa hari cek apa yang terlewat dan apa yang berlebih, kemudian sesuaikan.
3. Isi nama label di sistem
Di "Email rekrutmen saya" (atau admin di "Pengaturan" → "Kotak surat & kode perekrut"), edit email tersebut, isi nama label di "Hanya label / folder ini", misalnya CV, lalu simpan.
- Nama label harus sama persis dengan di Gmail, termasuk huruf besar/kecil. Jika salah, saat menyimpan akan muncul pesan "Label tidak ditemukan di Gmail".
- Jika dikosongkan, sistem menarik seluruh kotak masuk.
Setelah mengganti label
Setelah diganti ke label lain, sistem mulai menarik ulang dari label baru:
- Jika "Hanya email baru" dicentang: hanya email yang masuk ke label baru setelahnya yang diterima.
- Jika tidak dicentang: semua email yang sudah ada di label baru juga akan diproses.
CV dari label lama yang sudah masuk ke sistem tidak terpengaruh.